电话被现代人公认为便利的通讯工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉；下面是商务活动中的电话礼仪常识和规范，欢迎参考！
商务活动中的电话礼仪常识
电话中的称谓：询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓?”，不能直接问“你叫什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓+职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。
措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。
声音的把握。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。
微笑的魅力。不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。微笑不只是表情，而是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!
你的情绪和身体姿态。如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。
正确处理接电话过程中的各种情况。如果对方要找的人不在，应该说“他(她)恰好不在”，或者说“公务外出”，不要透露同事的去向。若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。如果电话需要转接，应该说“好的，请稍等。”若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方“对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。”有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明“对不起，我接个电话。”对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。
接电话的时间与挂断电话。商务电话不是“煲粥”，时间一般不应超过三分钟。挂断电话时，应该礼貌的说“再见”，并由打出电话的一方先挂断电话。
商务活动中的电话礼仪规范
一、接听电话前
准备记录工具。
当对方有重要的信息留下来的时候，能在第一时间记录，避免对方等待，体现专业性。
停止一切不必要的动作。
不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是失礼的。
使用正确的姿势。
如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
带着微笑迅速接起电话。
让对方在电话中感受到你的热情和阳光。
二、接听电话
三声之内接起电话。
注意接听电话的语调、语速;
注意接听电话的措辞，避免用不礼貌的语言表达方式;
注意接听电话的环境，避免过于嘈杂，导致听不清楚让对方不断重复;
当听到对方的谈话内容很长时，应有所反应，如“是的、好的”，表示你在听。
主动问候，自报家门介绍自己。
如果想知道对方是谁，应委婉的表达，如“请问怎么称呼您?”。
感谢对方来电，并礼貌地结束电话。
建议沟通过程中多称呼对方，表示对对方尊重。
三、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应让尊者先挂，或打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，等对方先挂电话然后再挂。
四、讲究艺术
嘴和话筒保持4厘米左右的距离，要把耳朵贴近话筒。
一定要面带笑容。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。
打、接电话的时候口中不能有东西。不能叼着香烟、嚼着口香糖。说话时，注意语速语调，吐词清晰，保证对方能听明白。
左手接听。便于随时记录有用信息。
学习商务礼仪的三个目的：
1、提高个人素质：教养体现于细节，细节体现个人素质;
2、有利于交往应酬;
3、维护企业形象：商务交往中个体代表整体。
打电话的基本礼仪
打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人，是主动的一方，而接听电话的一方是受话人，是被动的一方。因而在整个通话过程中，拨打电话的人起着支配作用，一定要积极塑造自己的完美的电话形象。
在打电话时，必须把握住通话的时间、内容和分寸，使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。
1、时间适宜
把握好通话时机和通话长度，即能使通话更富有成效，显示通话人的干练，同时也显示了对通话对象的尊重。反之，如果莽撞地在受话人不便的时间通话，就会造成尴尬的局面，非常不利于双方关系的发展。如果把握不好通话时间，谈话过于冗长，也会引起对方的负面情绪。
2、内容精炼
打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱，这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。
(1)预先准备
在拨打电话之前，对自己想要说的事情做到心中有数，尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后，在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。
(2)简洁明了
电话接通后，发话人对受话人的讲话要务实，在简单的问候之后，开宗明义，直奔主题，不要讲空话、废话，不要啰嗦、重复，更不要偏离话题，节外生枝或者没话找话。在通话时，最忌讳发话人东拉西扯、思路不清，或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天，共煲“电话粥”。
(3)表现有礼
拨打电话的人在通话的过程中，始终要注意待人以礼，举止和语言都要得体大度，尊重通话的对象，并照顾到通话环境中其他人的感受。
一 电话形象要求：
1重要的第一声：当我们打电话给客户，接通后迅速用亲切、优美的招呼声，说：“你好，这里是环球礼仪培训网。”开头。声音清晰、悦耳、吐字清脆明朗，给客户留下好的印象，要有“我代表单位形象”的意识。
2 要有喜悦的心情：打电话时顾问要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
3 端正的姿态与清晰的声音：打电话过程中绝对不能喝水、零食，私下交谈，即使是懒散的姿势客户也能够“听”得出你声音是无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。
二 声音要求：
1 声音要温雅有礼，以恳切之话语表达，使客户感到有被尊重、重视的感觉。
2 口与话筒间，应保持适当距离，适度控制音量，以免听不清楚、滋生误会。
3 避免声音粗大，让人误解为盛气凌人。或者声音过小，造成客户听觉困难。
3 说话速度恰当、抑扬顿挫、流畅。
三 时间要求：
1 不得在客户晚间休息，就是超过晚上十点以后，上午七点以前联系客户。避免客户吃饭，午休等时间打扰，除非与客户约定
2 迅速准确的接听：听到电话铃声，最好在三声之内接听。让客户久等是很不礼貌的，让客户产生急躁心理
3 如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向客户道歉，然后快速进入正文。若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，客户会十分不满，留下恶劣的印象。
4 电话三分钟原则：通话时机和通话长度一般最好在三分钟内：时间宜短不宜长，只要把你的意思和客户要求沟通清楚就可以结束，不要过于闲聊，但是具体因人因事灵活掌握
5 同事不在座位，如果听到电话铃声后，周围同事应该用最快的速度拿起听筒回应
6 节假日没有什么急事，可以用发个短信或者诸如此类，确认客户允许再打电话
四 语义要求
1 首先应该自报单位、部门、姓名，确保客户理解我们通话代表企业
1 吐字用句表达清晰，避免产生歧义，例如：AB的B不是CD的D “宝洁”和“保洁”需要和客户说明具体的文字，以免地址，姓名，单位等错误
2 复诵来电要点：客户表达的意思，适当给与复述，确保和客户的表达一致
3 销售顾问应修正自己习惯性口头禅，避免不文明口头禅造成的企业负面形象.
4 在感觉客户处于特殊场合情况下，应先征询客户是否方便接听电话，保障客户利益
5 表述中没有强迫对方的意思，沟通中把最重要的事放在前面优先说。
五 记录要求：
1 进入接线状态，左手持听筒、右手拿笔，认真清楚的记录客户情况，要求简洁和完备
2 牢记 5WIH 技巧，① When 何时 ② Who 何人 ③ Where 何地 ④ What 何事 ⑤ Why 为什么 ⑥ HOW 如何，对客户需求的记录让你下次联系保持清晰
六 有效电话沟通
我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的
1 公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，对客户提出的问题应耐心倾听;表示意见时，应让客户能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。
2 注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键，接电话时要尽可能问清事由，避免误事，电话交谈时，应注意正确，完整地交待清楚
3 不得向客户做夸大承诺，确保UAA服务事项的正确性和可执行性。
4 对方查询本部门其它单位电话号码时，在保密范围许可情况下，迅即查告，不能说不知道。
5 接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与客户争辩，以赢得对方的好感。
6客户优先原则：接电话中，遇到必须与同事交谈需按保留键，同时向客户表示歉意
7线路质量差：万一通话效果不好，可以委婉跟客户约个时间再聊，务必在客户认可的时间。如遇断线应马上重拨并致歉。
8 遇到客户要找的顾问不在。首先告诉客户，他找的人不在，然后才能询问客户姓名，事项，千万别倒过来了，切忌粗率答复：“XX不在”即将电话挂断。
9 转接电话应给同事预留弹性空间，勿同时接听两个电话，实在来不及必须向客户道歉
七 挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当客气地道别，应有明确的结束语，如 “感谢您对UAA支持”“谢谢您，再见”等，对方挂机后再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。
八 其他规则：公司电话不能接打私人电话，不要占用公司电话数据资源
电话销售短信礼仪规范
一 短信息发送终端内容，必须填写《02短信申请单》，总监批准。具体话述参考公司的短信模版，汇总报经理备存
二 短信内容要符合文明规则，体现尊重客户的意愿。不得对会员使用如下的语言表述：人身攻击，不尊重客户隐私，宗教信仰，地域和车型歧视，性别和年龄歧视
三 短信息必须署名，除了正文表达意思以外，必须后缀署名和分机号码，确保客户准确联系到你，格式：事由+UAA张三+分机号码
四 报价短信息，尽量清晰表达公司价格优势，以及价格以外的服务，确保客户能从短信中体会我们的态度
五 重要的节假日，应该提前向客户发送表示感谢，祝福，问候的用语。保持和客户的长期联系，体现公司对客户的重视。
六 客户的咨询短信息，尽可能及时回复，如果较晚要表示歉意。最好电话解答
七 晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。所以短信息不要超过晚上十一点较好
八 有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话?”如果对方没有回短信，一定不方便，可以在较久的时间以后再拨电话。
一、接听来电：注意礼貌用语：
电话铃响三声内，需接起电话。
态度热情，反应积极。声调要显得热情愉快。
说话时注意口齿清晰、亲切、热忱、尊重。
重要事项要做好记录：来电话者姓名、电话号码和要义。
二、拨打电话：简洁、明了、礼貌
吐字清晰，语速适中，语气亲切、自然；
问候你好，自报单位、职务、姓名，感谢代接代转之人；
用语文明、自信等。
重要的客户访问要提前做好准备。
三、接听电话技巧
前台接听电话基本的要求是：确定对方的电话号码及接话人的姓名。在可能的情况下，选择适当的通话时间，这样可以提高通话效果。通话前准备笔和纸。做好备忘录。备忘录应简单明了，记录主要内容，如：姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。另外接听电话不同情况采用的电话技巧包括以下内容：
电话服务的基作应对：
电话铃响了，立即去接听。如果电话超过4次铃响以后才接起来，一定要说一声致歉的话：对不起，久等了。要使用适当的问候语，说话声音要清晰、温和、语调适中。
如果正在处理紧急事情，听到电话铃响也应立即接起，然后要先致歉，向对方解释：对不起，请稍候片刻，或者征求其意见可否另外时间打来，或打另外一个电话。如：实在对不起，请您再拨一次好吗？如果暂时搁置电话，回头再接听时要说：对不起，让您久等了。或很抱歉，浪费您的时间了。
如果电话讲到中途断线，一般来讲，接听电话的一方，应把电话放下，并等候对方再拨电话来，而打电话的一方要再拨一次，在再次接通电话后，应加上一句；刚才中途断线，真是抱歉。
指定接听的人重要事情处理中：
1.确定是否情况紧急。
2.无法立即出面接听时要向对方致歉。
3.告知对方，当事人何时方便接听。
4.电话联络事项应尽量做成笔记。
指定接听的人无法出面时：
1.当事人不在时，请问对方可否留话代为转达。
2.当事有不在却遇急事时，留下对方电话号码，请当事人主动回电联络。
3.当事人忙碌时告知对方事后予以回电联络。
4.当事人出差或病假时，告知该人回店或销假日期。
受托传话之时：
1.善用传话单或便条纸。
2.便条纸上记录对方的姓名、来电事项、时间日期。
3.复诵事项内容以免错误。
4.告知自己的姓名以示负责。
5.传话便条要确实交给指定的当事人。
谈话结束时：
1.亲切道别。
2.等对方挂断之后再放下话筒。
3.轻轻放下话筒。
4.做好记录总结归纳。
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